Cara Membuat Booking Online untuk Salon: Atur Layanan, Terapis, dan Jadwal

Menerima booking lewat WhatsApp terasa praktis saat pelanggan masih sedikit. Namun, ketika beberapa orang menghubungi bersamaan, admin harus bolak-balik memeriksa jadwal, memastikan terapis tersedia, dan mencatat perubahan pesanan.

Booking online membantu merapikan proses tersebut. Pelanggan dapat mengajukan jadwal melalui halaman pemesanan, sementara tim mengelola booking dalam satu tempat.

Agar sistemnya sesuai dengan operasional salon, persiapkan alurnya melalui langkah berikut.

1. Tentukan layanan yang bisa dipesan

Mulailah dengan daftar layanan yang sudah memiliki durasi dan harga yang jelas. Contohnya potong rambut, creambath, facial, atau perawatan kuku.

Untuk setiap layanan, siapkan:

• Nama dan penjelasan singkat.

• Estimasi durasi pengerjaan.

• Harga atau keterangan jika harga memerlukan konsultasi.

• Staf yang dapat mengerjakannya.

• Ruangan atau peralatan khusus yang dibutuhkan.

Jika durasi layanan berbeda menurut kondisi pelanggan, jelaskan bahwa waktu pengerjaan dapat berubah setelah konsultasi. Hindari menyediakan slot terlalu rapat tanpa ruang penyesuaian.

2. Atur jadwal berdasarkan kapasitas nyata

Jam buka salon belum tentu sama dengan ketersediaan setiap terapis. Ada waktu istirahat, pergantian shift, dan layanan yang membutuhkan staf tertentu.

Misalnya, salon memiliki tiga terapis, tetapi hanya satu yang dapat menangani layanan tertentu. Ketersediaan layanan tersebut harus mengikuti jadwal terapis yang bersangkutan.

Perhatikan juga kapasitas ruangan dan peralatan. Dua terapis yang tersedia belum tentu bisa menerima dua pelanggan sekaligus jika keduanya membutuhkan satu ruangan yang sama.

Sebelum membuka booking online, tentukan jam kerja, waktu istirahat, dan kapasitas pelayanan untuk setiap jenis layanan.

3. Sisipkan waktu jeda antarbooking

Bayangkan pelanggan memesan perawatan selama 60 menit pada pukul 10.00. Jika staf memerlukan 15 menit untuk membersihkan alat dan menyiapkan ruangan, jadwal berikutnya sebaiknya dimulai pukul 11.15.

Angka tersebut hanya contoh. Sesuaikan waktu jeda dengan kebutuhan salon Anda.

Jeda yang realistis membantu tim menghadapi persiapan layanan dan keterlambatan kecil tanpa langsung mengganggu seluruh jadwal hari itu.

4. Tentukan kapan booking dianggap terkonfirmasi

Bedakan permintaan jadwal dengan booking yang sudah disetujui.

Anda dapat memilih alur konfirmasi otomatis apabila sistem sudah mampu memeriksa seluruh kebutuhan layanan. Jika admin masih perlu memastikan terapis, ruangan, atau konsultasi awal, gunakan alur persetujuan terlebih dahulu.

Berikan keterangan yang jelas kepada pelanggan, misalnya:

“Permintaan jadwal Anda sudah diterima. Booking berlaku setelah mendapatkan konfirmasi dari admin.”

Jika salon menerapkan DP, jelaskan jumlah, batas pembayaran, dan cara konfirmasinya sebelum pelanggan menyelesaikan pemesanan.

5. Buat aturan perubahan jadwal yang mudah dipahami

Booking online perlu disertai aturan sederhana mengenai keterlambatan, pembatalan, dan perubahan jadwal.

Tentukan hal-hal berikut:

• Berapa lama sebelum kunjungan pelanggan boleh mengubah jadwal?

• Siapa yang harus dihubungi?

• Bagaimana perlakuan terhadap DP jika jadwal berubah?

• Apa yang terjadi jika pelanggan terlambat?

Sesuaikan aturan dengan kebijakan usaha, lalu tampilkan sebelum pelanggan melakukan pemesanan. Pastikan admin juga menggunakan penjelasan yang sama.

6. Pilih cara membuat booking online yang sesuai

Ada beberapa pendekatan yang dapat dipertimbangkan.

Formulir online dapat digunakan untuk mengumpulkan permintaan booking. Namun, formulir biasa belum tentu memeriksa ketersediaan staf atau mencegah pelanggan memilih jadwal yang sama. Admin tetap perlu melakukan pengecekan.

Sistem booking siap pakai dapat dipertimbangkan ketika Anda membutuhkan pengelolaan jadwal dan pencatatan operasional dalam satu platform. Periksa kesesuaiannya dengan alur salon sebelum berlangganan.

Website atau sistem custom relevan jika bisnis memiliki kebutuhan khusus, seperti alur pemesanan berbeda, integrasi dengan sistem lain, atau pengalaman pelanggan yang perlu dirancang tersendiri.

Kelola booking dengan Beyond The Doors Merchant

Untuk salon yang membutuhkan pengelolaan operasional, Beyond The Doors Merchant menyediakan jadwal, booking online, antrean, kasir, pencatatan cash-in, serta aturan dan laporan komisi.

Harga dimulai dari Rp499 ribu per bulan per cabang aktif. Anda dapat mempelajari fiturnya dan mendiskusikan kecocokannya dengan jumlah staf, jenis layanan, serta cara kerja salon.

Sebelum memilih, pastikan kebutuhan seperti pengaturan durasi, kapasitas ruangan, konfirmasi booking, dan kebijakan DP sudah dibahas. Kesesuaian alur lebih penting daripada sekadar banyaknya fitur.

Pelajari Beyond The Doors Merchant untuk bisnis Anda.

7. Uji alurnya sebelum membagikan link

Lakukan simulasi bersama admin, mulai dari pelanggan memilih layanan sampai booking selesai dicatat.

Coba beberapa kondisi: dua pelanggan meminta jam yang sama, terapis tidak tersedia, pelanggan mengganti layanan, dan jadwal harus dipindahkan.

Pastikan pelanggan memahami status pesanannya dan admin tahu tindakan berikutnya. Setelah alurnya siap, bagikan link booking melalui bio Instagram, WhatsApp, dan website salon.

Butuh website salon dengan alur khusus?

Jika Anda juga ingin memperkenalkan layanan, menampilkan portofolio, dan menyediakan jalur pemesanan melalui website, Beyond The Doors melayani pembuatan website bisnis mulai dari Rp5 juta.

Kebutuhan sistem booking custom dan integrasinya dibahas dalam penawaran tersendiri, sesuai fitur serta kompleksitas proyek.

Ceritakan jumlah staf, layanan utama, dan kendala booking salon Anda. Tim Beyond The Doors dapat membantu mendiskusikan kebutuhan website maupun kesesuaian produk Merchant melalui konsultasi awal gratis.

Harga merupakan harga mulai. Konfirmasikan cakupan fitur dan penawaran terbaru sebelum memesan.